「先生、建設業許可のことで相談したいのですが、いつ空いてますか？」

新規のお客様や顧問先からこう連絡が来たとき、あなたは今まで通り、カレンダーを確認して「候補日を3つ書き出す」作業をしていませんか？

もし、あなたが事務所の代表やパートナーであるなら、その作業は今すぐ止めるべきです。 日程調整は「ほんの数分の作業」に見えて、実は行政書士の思考と時間を最も細切れに奪う、隠れたボトルネックだからです。

あなたの「見えない損失」を可視化します

「丁寧な手作業」が招くリスク

一般的な行政書士事務所では、許認可申請やビザの相談調整において、未だに以下のようなやり取りが行われています。

• カレンダーを見て、空いている時間を3つピックアップする
• メールやLINEで「○日○時、△日△時…」と打って送信する
• 相手からの返信を待ち、その間はその時間を「仮押さえ」しておく
• 急な役所への同行が入ってしまい、慌ててリスケジュールをお願いする
• Zoom面談のためにURLを発行して送る

この一連の流れにおいて、あなたが「許認可の要件判断」を下す場面は一度もありません。ただ空き状況を確認し、転記しているだけです。 この作業が1日に数件あるだけで、難解な手引きの読み込みや、申請書類の作成といった「集中すべき業務」が細切れになってしまいます。

なぜ、最初に「日程調整」なのか

DX（デジタルトランスフォーメーション）や効率化と言っても、何から手をつけるべきか迷う先生は多いものです。 書類作成の自動化ツールなどは充実してきましたが、結局「お客様から情報を聞く」部分はアナログなままです。

しかし、日程調整の自動化は違います。

• 意思決定者の時間を直接奪っている： スタッフではなく、先生自身がヒアリングに出る必要がある場面が多いタスクです。
• 効果が100%確実に出る： 導入したその日から、往復のやり取りが消えます。
• 事務所の規模に関係ない： 1人事務所でも法人でも、同じ課題を抱えています。

「まずは何か1つ、自動化の効果を実感してみたい」という場合、これほど最適な入り口はありません。

Before / After

結果として、あなたの脳内から「日程調整」というタスクが完全に消えます。

「書類作成」より先にやるべき理由

多くの事務所が「書類作成の効率化」を目指しますが、それはあくまでお客様と会って要件を確認した後の話です。 最初の相談や、追加資料の確認といった「入り口」を自動化することで初めて、業務フロー全体がスムーズになります。

まずは、先生自身の時間を確保してください。 空いた時間で、事務所の未来や、お客様の事業発展に向き合う。 そのための「レバレッジ（てこ）」として、自動化を使っていただきたいのです。