「状況確認」の対応に追われていませんか？

「申請はいつ終わりますか？」「今のステータスを教えてください」

顧客からのこうした問い合わせは、彼らの「不安」の表れです。事務所側では順調に進んでいても、顧客にはブラックボックスになっており、その見えなさに対する不安が、不要な問い合わせを生んでいます。

あなたの「見えない損失」を可視化します

現状の損失コストを診断

あなたの単価と調整頻度を入力してください

時間単価 (円)

月間調整回数 (回)

年間損失コスト（推計）

¥240,000/ 年

≈ 年間 40 時間を失っています

進捗報告オートパイロット

「今どうなってますか？」を言わせない

現在の顧客の心理

🤔❓😟

「進んでいるのか不安...」

ステータス更新ごとに自動通知

本記事は、進捗報告業務の自動化構造を示すガイドです。

「沈黙」が不安を育てる

業務プロセスにおける「沈黙期間」こそが、顧客満足度を下げる要因です。

インプット（着手）：資料受領、業務開始
プロセッシング（作業中）：審査待ち、計算中　←【ここがブラックボックス】
アウトプット（完了）：完了報告、納品

多くの事務所は「完了報告」は丁寧にしますが、最も時間がかかる「プロセッシング（作業中）」の報告がおろそかになりがちです。

報告業務が「見えないコスト」になる理由

問題提起

「聞かれたら答える」という受動的なスタンスでは、顧客の不満は溜まる一方です。正確な進捗報告を行うためには、前提として顧客管理（CRM）システム上で最新のステータスが可視化されていることが必要です。そして、問い合わせを受けてから状況を確認し、メールを作成して返信するコストは、事前に一報を入れるコストの数倍に膨れ上がります。

よくある報告業務の無駄

顧客からの電話で作業の手が止まる
「進んでる？」と聞かれ、担当者に確認に走る
言い訳のような返信メールを書く時間
社内管理ツール（kintone等）への入力と、顧客への連絡の二重手間

INCIERGEが目指す「プロアクティブ」の世界

INCIERGEが提案するのは、聞かれる前の能動的な通知です。

社内ステータスの変更を検知して自動通知
「現在、役所の審査待ちです」等の定型連絡の自動化
顧客専用マイページでのステータス可視化

「私の案件は忘れられていない」という安心感を提供することで、問い合わせの数を劇的に減らすことができます。

実践ガイド記事一覧

進捗報告自動化の導入ガイド

進捗報告のプロアクティブ化

まとめ：安心感は「頻度」で作る

丁寧で長文のレポートを最後に一度送るよりも、短くてもタイムリーな通知をこまめに送る方が、現代の顧客体験としては優れています。システムを活用して「透明性」を高めることが、信頼関係の構築につながります。

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自動化の実装に進む前に、まずは「業務構造」が整っているかを確認してみませんか？

あなたの会社が、今すぐツールを入れるべき段階なのか、それとも構造整理から始めるべきなのか。ここから判断できます。 → 自動化の準備状況をチェックする

進捗報告の「業務自動化」構造改革ガイド