INSIGHTS
士業事務所の「業務自動化」構造改革ガイド
自動化しても「楽にならない」のはなぜか
「RPAを入れたが、誰も使っていない」 「チャットツールを導入したら、通知に追われるようになった」
多くの士業事務所が、業務効率化のためにＩＴ投資を行っています。しかし、実態として「所長の時間が空いた」「スタッフの残業が減った」と心から実感できている事務所は驚くほど少ないのが現状です。
本記事は、士業事務所が取り組むべき自動化の全体像を示す「ロードマップ」です。 個別のツール機能比較ではなく、より本質的な「業務構造」の視点から、失敗しない自動化のステップを解説します。
以下の3つの領域（インプット）に沿って、それぞれの詳細な実践方法（詳細記事）へと進んでください。
まず、あなたの立場を選んでください
最初に整えるべきは「処理」ではなく「入口」
士業の業務フローは、大きく4つのフェーズに分かれます。
- インプット（入口）： 問い合わせ、相談、資料回収、面談調整
- プロセッシング（処理）： 入力、計算、判断、作成
- アウトプット（出口）： 申告書、届出書、レポート
- デリバリー（伝達）： 報告、納品
多くの事務所が「2. プロセッシング」の自動化（会計ソフトや電子申請）から始めようとしますが、最大のボトルネックは「1. インプット（入口）」にあります。 入り口が整っていない状態（資料がバラバラ、日程調整が手動、電話で中断される）で、中の処理だけを速くしても、全体のスムーズさは変わりません。
チェック業務が「見えないコスト」になる理由
問題提起
士業業務では、専門的な判断そのものよりも
「書類が揃っているか」「記載に漏れがないか」といった
確認作業に多くの時間が使われています。
この作業は必須でありながら付加価値を生まず、
人的ミスの不安だけが残ります。
よくあるチェック業務
- 必要書類・添付ファイルがすべて揃っているかの確認
- 申請書・契約書の記載漏れ、未入力項目のチェック
- 日付・氏名・法人名など基本情報の不整合確認
- フォーマットの差分（最新版／旧版）の確認
- 過去案件との書式・項目差分チェック
INCIERGEがやるのは「判断」ではありません
INCIERGEが自動化するのは、専門知識や責任を伴う判断ではありません。
- 一次チェック（漏れ・不足・不整合）の自動化
- 最終判断と責任は人が担う設計
- 確認作業の精度を均一化し、時間だけを削減
だからこそ、安全性を保ったまま
無駄な作業時間を減らすことが可能です。
以下に、士業事務所が最初に自動化すべき3つの領域を紹介します。
あなたの「見えない損失」を可視化します
現状の損失コストを診断
あなたの単価と調整頻度を入力してください
年間損失コスト（推計）
≈ 年間 40 時間 を失っています
事務所OSの構築
バラバラな業務をひとつにつなぐ
1. 日程調整の自動化
～所長の「細切れ時間」を取り戻す～
最も手軽に始められ、かつ効果が大きいのが「日程調整」です。 「候補日を3つ出す」「返信を待つ」「カレンダーに入れる」という往復作業は、高度な判断業務を行う先生の集中力を寸断します。 自分と相手の双方にとってストレスのない、「URLを送るだけ」の調整フローを構築しましょう。
2. 問い合わせ対応（一次受け）の自動化
～「中断」を減らし、静かな環境を作る～
「電話」や「チャットのメンション」は、強制的な割り込み（インタラプト）です。 いつでも連絡がつくことは安心感につながりますが、先生が常に即レス対応していては、深い思考を要する業務は進みません。 問い合わせをフォームに一本化し、緊急度や内容に応じて自動で振り分ける「トリアージ」の仕組みが必要です。
3. 資料回収・督促の自動化
～「待つストレス」と「追うコスト」をゼロに～
「資料さえ来れば10分で終わる仕事」に、何日もの待ち時間と督促コストをかけていませんか？ 新しいポータルサイトを強要するのではなく、LINEやChatworkなど「相手が使い慣れたツール」に、自動でリマインドを送る仕組みを作ることで、回収率は劇的に向上します。
おすすめの読み順（最短ルート）
実践ガイド記事一覧
日程調整・アポイント
問い合わせ・資料回収・報告
顧客管理・データベース
請求・入金管理
まとめ：自動化は「順番」が命
これら「インプット（入口）」の自動化が整って初めて、その後の「処理の自動化」や「AI活用」が本当の威力を発揮します。
まずは小さく、一つの領域から。 「連絡」「調整」「移動」といった付帯業務をシステムに任せ、人間は「判断」「対話」「創造」という本来の専門業務に集中する。 それが、これからの士業事務所のあるべき姿です。